运用二八法则写出精练有力的材料

19世纪末20世纪初，意大利经济学家巴莱多发现，在任何事物中，最重要、起决定性作用的只占其中一小部分，约20%；其余80%尽管是多数，却是次要、非决定性的。这就是著名的“二八法则”。该法则不仅在经济、管理等领域起着重要作用，也是指导总结写作的重要方法，能够帮助我们从零散无序的海量信息中找准重点、挖出“金子”，写出重点突出、特点鲜明、精练有力的总结材料。

“一寸长”可能“一寸短”

总结是机关最常用的文种之一，也是公文写作的基础。初学者写总结类文稿，容易被领导批评为“流水账、堆砌素材、重点不突出”。其实，不仅“新手”如此，不少“熟手”“老手”也会遇到这个问题。究其原因，除了文字表达能力不足之外，也可能是受到了错误观念影响。有些人想当然地以为：材料越长越体现工作重要，领导越会重视。实际上可能恰恰相反，一寸长则一寸短，言之无物、啰嗦冗长的材料，往往越长越空、越长越臭，让人望而生畏、望而生厌。领导层级越高，每天需要批阅的材料越多，时间越宝贵。怎样才能让材料进入领导视线呢？可行的办法是：短些、短些、再短些。

选择素材要找准“关键少数”

写出简洁有力的总结类文稿，首先要运用“二八法则”选择素材——去伪存真、去粗取精，找出发挥80%作用的“少数关键”（约20%）。其实，重点只是相对于非重点而言的，并没有绝对标准。从表面看，重点内容常常有“首个”“率先”“最大”“最多”等特征。筛选重点工作要靠对工作的理解，对材料反复作对比、用心斟酌，找出更具代表性、说服力的素材。很多时候，经过层层筛选就会发现，每年本部门的重点工作其实屈指可数，就那十项八项。这些“关键少数”，却能发挥80%的价值，对工作发展起着决定性作用。

关键内容要“说重点，重点说”

除了筛选材料，文字表述十分重要。笔者认为，要做到“说重点、重点说”，就必须把20%的重点内容讲深讲透，给予观点最强有力的支持。这部分内容不能蜻蜓点水、泛泛而谈，否则会让人感觉“隔靴搔痒”“什么都说了，什么都没说明白”。笔者以两段例文来说明这一问题。

例1：在全局党员干部中积极推行“党建责任制、党员承诺制、考核评价制和行动承诺卡”党建模式，使党建工作与中心工作有机结合，充分发挥战斗堡垒作用，真正成为贯彻落实科学发展观的组织者、推动者和实践者。

这段文字表述流畅，语言表达没有明显问题，但是，读完后还是很难让人明白“‘党建责任制、党员承诺制、考核评价制和行动承诺卡’党建模式”到底是什么，有什么特点，具体怎样运作，有什么实际作用？这种表述显得空洞，缺乏说服力。

例2：科学选任干部，突出规范性。本办十分注重在实践中考察和识别干部，建立《科级干部竞争上岗制度》，建立起能上能下、能进能出、竞争择优的用人机制，进一步激发干部的工作热情。

从字面上理解，《科级干部竞争上岗制度》解决了公务员“能上能下、能进能出”这个大问题，应该是有意义的大事、要事。但是，文章对这个关键内容没有说到位，只是用一句话草草带过，容易让读者对其真实性、可靠性产生怀疑。

做到“以点带面、整体推进”

“关键少数”内容要不惜笔墨，“一般多数”内容就可以忽略不计吗？答案是否定的。主要矛盾和次要矛盾不是割裂对立的，而是相辅相成、有机统一的。日常工作是绿叶，亮点工作是鲜花。如果缺少日常工作的铺垫，亮点工作就会显得孤立无助。同时，也容易让读者觉得，原来你们一整年就干了这么几件事。比较常见的表述方法是，关键内容要突出重点、写深写透，日常工作则用综述方式概略介绍。下面，以笔者撰写的年终工作总结中的一段话为例谈谈“以点带面，整体推进”方法的具体应用。

例3：看着世界地图找生意，开拓海外新兴市场有新突破。在欧美日等传统出口市场持续低迷的新常态下，我局以新兴国家市场为突破点，不断扩大全市的国际市场版图。促成在南非设立产品展销中心，吸引本市100多家家电、灯饰、五金企业抱团入驻，两家大型灯饰企业与当地企业签署了6000万美元供货合同，这是国内企业首次在南非设立展销中心，也是我市企业首次以“抱团”的形式在非洲“扎营”。市委主要领导在专题汇报上批示：外侨局积极创新、主动作为，为推动我市企业开拓非洲市场进行了卓有成效的探索。此外，还组团赴巴西、厄瓜多尔、古巴参加产品展销会或举行投资推介会，现场成交金额1718万美元；联合市观赏鱼协会及相关镇区赴印尼、马来西亚、泰国等世界主要产鱼国，推动观赏鱼产业国际交流合作。

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